‌

Gestão Documental - Histórico

Protocolos para guarda de documentos existem desde que nos entendemos como parte de uma cultura letrada, na qual relações e contratos passaram a ser registrados. Os arquivos, institucionais ou pessoais, comprovam a necessidade humana de guarda e recuperação de informações. Hoje, no entanto, o tamanho, a finalidade, a funcionalidade e o formato desses arquivos se ampliaram e, por conseguinte, a forma de gerenciamento tornou-se mais complexa.

Diariamente circulam incontáveis documentos em instituições e empresas. Esses registros, produzidos internamente ou recebidos, se avolumam exponencialmente. A gestão documental, de forma sistemática, oferece instrumentos de análise de documentos, que abrangem as etapas de produção, tramitação, uso e eliminação ou guarda permanente. Além disso, estabelece ferramentas de consulta e partilha de informações internamente ou entre organizações.

A gestão documental vem sendo adotada por diversas instituições, principalmente após a homologação da Lei n. 8.159, de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Entretanto, o tema relacionado especificamente à eliminação de autos findos nos órgãos da Justiça do Trabalho foi matéria de regulamentação anos antes, por meio da Lei n. 7627, de 1987.

No Tribunal Regional do Trabalho da 19ª Região, o Programa de Gestão Documental foi institucionalizado pela Resolução TRT19 N° 24, de 16 de novembro de 2004, que disciplinou o Programa de Gestão de Documentos do Tribunal, estabelecendo os procedimentos internos referentes ao funcionamento do Arquivo Geral, à tramitação de documentos entre as diversas unidades deste Regional e o Arquivo Geral, ao sigilo dos documentos, ao arquivamento e eliminação de processos e documentos de natureza judicial e administrativa, bem como ao Plano de Classificação de Documentos.