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Gestão Documental - Apresentação

O Pleno do Tribunal Regional do Trabalho da 19ª Região aprovou a Resolução Nº 216, de 07 de julho de 2021, por meio da qual adotou os Manuais de Gestão Documental e de Gestão de Memória e instituiu a Política de Gestão Documental e de Gestão de Memória, através da Resolução Nº 223, de 04 de agosto de 2021, de acordo com as diretrizes estabelecidas pela Resolução Nº 324/2020, do Conselho Nacional de Justiça - CNJ.

O TRT19 instituiu a Política de Gestão Documental e de Memória com o objetivo de especificar as diretrizes, os princípios e as normas que servirão para consulta e orientação no planejamento, implementação e execução das atividades inerentes à avaliação, classificação e eliminação de documentos de acordo com as Tabelas definidas pelo Conselho Nacional de Justiça - CNJ.

A Gestão Documental e a Gestão da Memória, a par de suas relevantes especificidades, inexoravelmente se imbricam e se interpenetram. Não por outra razão, o Manual de Gestão Documental deve ser aplicado em conjunto com o Manual de Gestão da Memória, na medida em que a atuação multidisciplinar e a interlocução dos vários setores envolvidos de cada órgão são fundamentais para o desenvolvimento dessas atividades.

Além dos Manuais de Gestão Documental e de Gestão da Memória do Poder Judiciário, editados pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), serão observados os sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos, sejam estes administrativos ou judiciais, e os respectivos metadados; as tabelas de temporalidade de documentos administrativos editadas pelo Tribunal Superior do Trabalho, através do ATO n. 062/SEGJUD.GP, de 23 de fevereiro de 2018, e atualizações posteriores; as Tabelas Unificadas de Classes, Assuntos e Movimentos Processuais da Resolução n. 46, de 18 de dezembro de 2007, do CNJ, que conjuntamente representam a produção documental da área jurisdicional do Poder Judiciário; as listagens de Verificação para Baixa Definitiva de Autos e para Eliminação de Autos Findos, bem como a Listagem de Eliminação de Documentos, tomados por base, respectivamente, os Anexos D, G e H do Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário; os fluxogramas para identificação de temporalidade e destinação de documentos dos Anexos I, J, K, L e M do Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário; o Plano para Amostra Estatística Representativa, dos Anexos N e O do Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário; os formulários para transferência de processos e documentos ao arquivo; os editais e termos de eliminação; os mapeamentos situacionais da gestão documental; e a identificação do grau de maturidade em gestão documental.

Com isso o TRT19 objetiva garantir o acesso efetivo a informações necessárias ao exercício de direitos, a participação do cidadão na administração pública e o acesso ao patrimônio cultural. Trata-se de ações indispensáveis à transparência, eficácia e efetividade das funções administrativas e jurisdicionais, que auxiliam a tomada de decisões pelo próprio Poder Judiciário.